Pada zaman dahulu, untuk mengetahui kabar seseorang dari tempat yang jauh menggunakan surat melalui pos bahkan ada yang menggunakan burung merpati. Dengan menggunakan surat, komunikasi yang dilakukan secara jarak jauh tidak dapat dilakukan dengan langsung. Perlu waktu beberapa hari untuk saling bertukar informasi dan kabar menggunakan surat. Karena adanya kebutuhan dalam persuratan, teknologi juga mengalami perkembangan yang disesuaikan dengan kebutuhan masyarakat pada masa tersebut.
artikel terkait:
- manfaat menggunakan telepon
- manfaat burung merpati
- manfaat ikan kudu-kudu
- manfaat jamur kombucha
- manfaat KMS lansia
Pengertian Email
Kata email sendiri sebenarnya adalah suatu singkatan dari elektronik mail. Maksudnya adalah, email ini merupakan sebuah layanan yang dapat digunakan untuk mengirim pesan secara elektronikmenggunakan internet dan dalam beberapa jenis format tertentu. Berbeda dengan surat seperti di kirim melalui kantor pos, email tidak memiliki wujud real tetapi dalam bentuk soft file.
Perbedaan Email Dengan Surat
Secara garis besar, email memiliki fungsi yang sama dengan mengirimkan surat melalui pengiriman manual. Yakni sama-sama mengirimkan informasi kepada penerimanya. Akan tetapi, dari beberapa sisi, email memang memiliki perbedaan dengan surat manual. Perbedaan antara email dan surat manual diantaranya:
- Mail Agent. Dalam pengiriman surat manual, mail agent atau agen surat melalui pena atau juga bisa menggunakan mesin ketik. Artinya pesan yang disampaikan memiliki bentuk real atau nyata. Sedangkan dalam pesan yang ditujukan melalui email, mail agentnya berupa outlook menggunakan masukan keyboard dari perangkat komputer.
- Media Pesan. Media yang digunakan surat biasa yakni kertas dan amplop. Kertas yang sudah ditulis pesan menggunakan pena atau mesin tik kemudian dimasukkan amplop. Sedangkan dalam email tidak memerlukan amplop, karena pesannya berupa pesan text dan html. Sehingga tidak memerlukan media yang wujudnya nyata.
- Mail Transport. Mail transport untuk pengiriman surat, di Indonesia yang paling terkenal yakni POS Indonesia, selain itu ada beberapa mail transport lainnya seperti DHL, LTH dan beberapa lainnya yang sampai sekarang juga masih banyak ditemui. Surat biasa dikirimkan oleh orang secara langsung, ada petugas yang bertugas untuk menyampaikan email tersebut. Sedangkan dalam pengiriman email, mail transport yang digunakan yakni SMTP, POP3 atau juga dengan IMAP. Disampaikan bukan oleh orang secara langsung, akan tetapi melalui internet.
- Alamat Tujuan. Setiap penerima pastinya punya alamat tujuan. Alamat tujuan surat biasa akan ditujukan kepada orang penerimanya melalui alamat rumah maupun alamat tempat bekerja. Alamat tersebut dengan menyertakan nomor rumah dan nama daerah alamat yang akan dituju, serta nama penerimanya. Sedangkan dalam penerimaan email, alamat yang digunakan bukanlah alamat rumah maupun alamat tempat bekerja, namun menggunakan alamatemail itu sendiri. Tanpa menyertakan alamat rumah dan nama penerima, cukup dengan alamat email saja, maka surat elektronik akan terkirim tanpa takut akan tertukar kepada penerima yang lain.
artikel terkait: manfaat tebu
Proses Pengiriman Email
Berbeda dengan tipe surat manual, mengirimkan surat menggunakan email tidak perlu menggunakan prangko. Mengirimkan surat melalui email, yang terpenting adalah memiliki koneksi internet. Selain koneksi internet, di dalam layanan email sendiri ada beberapa elemen yang mempengaruhi proses pengiriman email tersebut. Beberapa elemen yang berpengaruh dalam proses pengiriman email tersebut diantaranya:
- Sender, yakni orang yang menulis dan mengirimkan email.
- Mail Agent, secara tidak langsung, mail agent adalah alatnya atau perangkat lunak yang digunakan untuk mengirimkan email. Ibaratnya dalam surat biasa, mail agent adalah kantor posnya.
- Message, message ini adalah pesannya, atau seuatu yang disampaikan oleh pengirim kepada penerimanya.
- Email Transport subsystem, atau bisa dikatakan juga sistem yang menangani transportasi pengiriman pesan tersebut. Atau dalam kata lain, email transpor subsystem ini adalah koneksi internya, yang menjadi sarana transportasi email agar dapat terkirim.
- Receiver, seperti halnya pada surat biasa, email juga memerlukan receiver atau penerima surat tersebut. Bedanya, jika surat biasa ditujukan pada alamat rumah tempat tinggal, email ini ditujukan kepada receiver yang juga memiliki alamat email sendiri. Sehingga perlu mendaftarkan sebelumnya agar dapat memiliki alamat email.
- Email Agent Software adalah perangkat yang digunakan sebagai media untuk membaca peran yang telah dikirimkan.
- Email Address, atau alamat email. Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, bahwa receiver sebelumnya harus memiliki email address atau alamat email agar dapat dituju tempat dimana sender harus mengimkan email tersebut.
artikel terkait: manfaat buah apel india
Jika elemen dalam proses pengiriman email tersebut sudah terpenuhi, maka pengiriman email dapat dilakukan. Pengiriman email dapat dilakukan dengan beberapa tahapan berikut ini:
- Pengirimn Pesan
Pada proses pengiriman email, sender akan menyusun atau membuta pesan dengan email agent kemudian memberikan perintah kepada sistem transport email agar pesan yang dapat sampa kepada receiver. Proses pengiriman email ini melalui beberapa proses diantaranya:
- Composing
Composing dalam pembuatan surat biasa disebut juga penyusunan atau pembuatan naskah apa yang akan dikirimkan kepada receiver. Seperti halnya pada surat pada biasanya, surat yang dikirimkan melalui email juga memiliki bagian seperti bagian pembuka, isi dan penutup. Hanya saja, naskah pada pesan yang akan dikirimkan melalui email memiliki bentuk yang soft. Artinya tidak ada bentuk realnya, hanya berbentuk file saja.
- Pengantrian dan Pengiriman
Setelah email selesai dalam proses composing atau penulisan naskah, kemudian pesan tersebut akan dikirimkan. Pengiriman email harus disertakan dengan alamat tujuan receiver. Alamatnya bukan alamat tempat tinggal, melainkan alamat email penerima. Pada proses pengantrian ini, yang bekerja di dalamnya adalah email agent. Email agent akan memeriksa alamat email tersebut, apabila alamat email benar, maka email tersebut akan masuk dalam antrian pengiriman, dan akan terkirim dalam beberapa saat dengan waktu yang singkat. Akan tetapi, apabila alamat email receiver tersebut salah, maka email agent akan memberikan pemberitahuan dan meminta sender untuk memeriksa kembali alamat email yang dituju.
- Pemindahan Surat
Dalam proses ini, terdapat dua tahapan, yakni:
- Pengalamatan email
Pada tahapan ini, mail transport system akan mengidentifikasi kemana email tersebut akan disampaikan. Layanan transport ini akan mengirimkan suatu teks kepada DNS yang kemudian mengubahnya dalam alamat Internet Protokol. Internet protokol kemudian akan menghubungkan kepada internet protokol penerima email dengan meminta komputer penerima untuk menerima email yang dikirimkan.
- Email Server
Sebelum sampai kepada email penerima, pesan akan siproses melalui email server. Untuk melakukan respon dan permintaan pengiriman email, email server melakukan tiga hal yakni menerima dan menyampaikan pesan kepada mailbox tujuan, menerima pesan ke alamat lain dan menolak pesan serta memberikan pemberitahuan apabila pesan yang disampaikan gagal terkirim.
- Penerimaan Email
Penerimaan email adalah proses terakhir yang dalam mengirimkan surat melalui email. Email yang masuk kemudian akan disimpan oleh mail agent di dalam database email agent.
artikel terkait: manfaat daun dollar
Manfaat Menggunakan Email
Menggunakan email untuk pengiriman dokumen atau surat tentunya memiliki kelebihan tersendiri. Selain fungsinya untuk mengirimkan surat secara online, memiliki email juga memiliki manfaat yang lain, diantaranya:
- Media Pengiriman Surat Dengan Cepat
Mengunakan email sebagai salah satu media untuk pengiriman surat merupakan cara yang tepat untuk mengirimkan surat secara cepat. Dengan koneksi internet yang baik, pengiriman surat menggunakan email hanya memerlukan waktu nol koma sekian detik saja. Untuk mengirimkan surat dengan jarak yang jauh, tidak akan menjadi pengaruh lama pengiriman email. Jika menggunakan surat biasa lama pengiriman akan berbeda tenggang waktu lama pengirimannya, email tidak pernah memperhitungkan jarak dalam pengiriman. Baik di dalam maupun diluar negeri, lama waktu untuk pengiriman email tersebut sama.
artikel terkait: manfaat memiliki kekuatan otot
- Dapat Digunakan Untuk Pengiriman Dokumen
Selain digunakan untuk mengirimkan surat, email juga dapat digunakan untuk mengirimkan dokumen. Dengan layanan file attachmen, maka yang dikirimkan melalui email tidak hanya sepucuk surat saja, namun juga dapat berupa sebendel dokumen. Dokumen yang dikirimkan melalui email haruslah sudah berbentuk dalam soft file. Sehingga jika ada beberapa file yang tidak mungkin diketik ulang, file tersebut harus discan terlebih dahulu agar menjadi file dokumen.
artikel terkait: manfaat menjadi penulis
- Sharing Gambar Dengan Kualitas Bagus
Email juga dapat dijadikan sebagai media sharing gambar atau foto. Kualitas sharing gambar menggunakan email sama dengan file aslinya seperti menggunakan bluethoot untuk berbagi gambar. Email tidak mengurangi jumlah pixel ketika dalam proses pengiriman gambar atau foto. Berbeda dengan media yang lain seperti WA, Facebook, BBM dan sosial media lainnya. Menggunakan beberapa media tersebut untuk pengiriman gambar atau foto akan mengurangi jumlah pixel, sehingga kualitas gambar yang diterima oleh penerimanya dapat rusak atau akan pecah ketika di zoom. Sedangkan pengiriman menggunakan email tidak akan mengurangi jumlah pixel, kualitas gambar tetap terjaga, sehingga tidak akan pecah ketika dilakukan zoom.
- Lebih Efektif Dan Efisien
Mengirimkan surat melalui email merupakan cara yang efektif dan efisien dalam mengirimkan surat. Mengirimkan surat menggunakan email tidak perlu datang ke kantor pos. Jika dirumah juga tidak memiliki koneksi internet, waktu pengiriman dokumen dapat dilakukan bebas di warnet yang biasanya buka selama 24 jam. Tidak seperti kantor pos yang buka pada jam 8 dan tutup pada jam 4 sore. Sehingga waktu yang digunakan untuk pengiriman dokumen lebih fleksibel.
Mengirimkan surat melalui email juga lebih efisien dalam hal waktu penerimaan. Receiver akan menerima email dengan cepat, sehingga dapat membalas surat tersebut dengan lebih cepat juga. Tidak perlu menunggu waktu berhari-hari untuk menunggu balasan. Menunggu balasan email dapat ditunggu dalam waktu beberapa menit saja, tergantung pada receiver.
Selain fleksibel dan waktu yang efisien, mengirimkan surat melalui email juga dapat menghemat biaya. Tidak perlu membeli kertas, amplop dan perangko. Mengirimkan email hanya memerlukan koneksi internet. Jika datang ke warnet, jika mengirimkan surat saja, tidak akan menghabiskan uang lebih dari 2 ribu rupiah.
artikel terkait: manfaat magnesium
- Dapat Digunakan Untuk Media Komunikasi
Komunikasi tidak hanya dapat dilakukan menggunakan telepon saja, namun email juga dapat dijadikan media komunikasi tulis. Email juga dapat dijadikan grup discussion, dimana beberapa email address dapat melakukan komunikas dalam satu forum. Dengan begitu, komunikasi yang dilakukan dapat menjadi lebih cepat. Selain grup discussion, emali juga dapat digunakan untuk komunikasi personal dan keamanan diskusi yang dilakukan dapat terjaga dengan baik selama tidak ada orang lain yang dapat mengakses akun yang sama.
artikel terkait: manfaat vanilli untuk kue
- Dapat Dijadikan Media Promosi
Akhir-akhir ini banyak toko online, atau online shop yang sangat marak diberbagai kalangan masyarakat. Pasalnya, hanya dengan duduk dirumah saja seseorang dapat menerima barang yang diinginkan tanpa harus pergi ke toko yang dituju. Dengan menggunakan email, owner bisnis onine dapat melakukan promosi produk onlien shop yang dimiliki kepada pelanggannya dengan menggunakan daftar email pelanggan. Promosi dengaemail ini juga dirasa lebih efektif dan murah dibandingkan dengan harus menyebar brosur kepada masyarakat umum.
artikel terkait: manfaat bunga anyelir
- Dapat Dijadikan Alat Akses Ke Dunia Kerja
Memiliki akun email dapat mempermudah dalam melakukan lamaran kerja. Pelamar kerja tidak perlu menenteng lamaran dari satu kantor ke kantor lain. Dengan memiliki email, pelamar kerja dapat mengirimkan satu file ke berbagai perusahaan untuk melakukan lamaran kerja. Dan pada era perkembangan teknologi ini, banyak perusahaan atau kantor yang menerima surat lamaran pekerjaan melalui email, bukan lagi dengan berkas dokumen seperti dulu.
artikel terkait: manfaat minum air jeruk nipis hangat di malam hari
- Sebagai Dasar Akun Membuat Jejaring Sosial
Memiliki jejaring sosial sangatlah marak pada jaman sekarang ini. Tidak hanya orang yang memiliki kepentingan, bahkan anak kecilpun sudah memiliki smartphone atau gadget. Banyak aplikasi yang terpasang pada smartphone yang untuk aktivasinya menggunakan email. Tanpa menggunakan email, maka seseorang tidak akan dapat membuat akun lain. Registrasi untuk pembuatan jejaring sosial tidak dilakukan tanpa menggunakan email. Sehingga dapat dikatakan bahwa email merupakan media dasar untuk membuat akun-akun media sosial yang lain.
artikel terkait: 9 manfaat lompat tali bagi kesehatan
- Akses Ke Beberapa Situs Internet
Internet juga bukan hal asing lagi. Membuka internet banyak dilakukan untuk menyelesaikan pekerjaan maupun untuk mencari informasi. Ada beberapa situs internet yang dapat dibuka secara langsung. Namun ada juga yang akses untuk masuknya saja memerlukan perizinan email terlebih dahulu. Seperti beberapa akun untuk download musik dan film, perlu menggunakan email untuk masuk dan melakukan download ke situs tersebut.
Untuk pembuatan blog dan juga website, email menjadi komponen penting dan komponen dasar agar dapat membuat blog dan website.
- Media Informasi
Memiliki email akan memudahkan dalam mendapatkan informasi yang diinginkan. Dengan mengikuti beberapa saluran, secara otomatis saluran tersebut akan memberikan informasi terupdate mengenai informasi yang dimiliki oleh saluran tersebut. Mengikuti saluran pada email tidak hanya dapat mengakses satu saluran saja, namun juga dapat digunakan untuk mengakses beberapa saluran, sehingga banyak informasi yang didapatkan melalui email.
artikel terkait: manfaat daun gedi
Dengan perkembangan teknologi yang sangat pesat maka banyak kemudahan yang ditawarkan. Termasuk kemudahan dalam memiliki media pengiriman surat secara online menggunakan email. Semakin berkembang lagi teknologi, fungsi email juga semakin berkembang lagi, tidak hanya dapat digunakan untuk mengirim pesan, tetapi email juga dapat digunakan untuk berbagai kegiatan berbasis internet.